jeu. Oct 21st, 2021

Si vous vous préparez à un déménagement de bureau, vous chercherez à minimiser les perturbations pendant le déménagement. Que vous déménagiez dans un bureau équipé ou dans un espace de coworking avec des installations partagées, la planification, la préparation et la communication sont essentielles. Bien que le déménagement de bureaux soit une tâche difficile, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour que tout se passe aussi bien que possible. Voici un guide pratique pour vous aider à effectuer le déménagement sans stress inutile.

Première étape – Commençons par le commencement

Une fois que vous avez décidé de déménager, commencez à vous occuper des premières étapes. Idéalement, vous devriez le faire 3 à 6 mois avant la date de votre déménagement.

  • Passez en revue le bail de votre propriété commerciale. Si vous prévoyez de partir plus tôt, vous risquez de perdre votre dépôt. Vous pourriez également être responsable de tout bris ou dommage à l’espace qui pourrait survenir pendant le déménagement. Assurez-vous d’être au courant.
  • Constituez une équipe de planification, qui pourra déléguer les tâches et être responsable du processus de déménagement.
  • Commencez à obtenir des devis auprès de diverses entreprises de déménagement, afin de trouver le meilleur service possible et le meilleur rapport qualité-prix.
  • Déterminez si vous avez besoin d’une assurance déménagement pour les équipements et machines importants.
  • Fixez votre budget de déménagement afin d’éviter les dépenses excessives.

Deuxième étape – la communication

Une fois que vous avez confirmé la date de votre déménagement, il est important d’informer les parties internes et externes de votre déménagement à venir.

  • Informez votre propriétaire actuel et/ou votre gestionnaire immobilier et donnez-lui un préavis officiel.
  • Informez tous les membres de votre équipe de la date du déménagement et de la nouvelle adresse du bureau.
  • Dressez une liste principale des personnes à qui vous devez envoyer un changement d’adresse.
  • Assurez-vous que la liste de vos employés est à jour.
  • Veillez à ce que la liste de vos clients et de vos fournisseurs de services soit à jour.
  • Veillez à ce que tous les membres de l’équipe sachent à l’avance quelles seront leurs responsabilités.
  • Faites une réservation auprès de l’entreprise de déménagement que vous avez choisie.
  • Informez votre service informatique du déménagement et discutez de la technologie nécessaire pour la journée.
  • Informez vos partenaires, affiliés et fournisseurs locaux du déménagement à venir, en particulier ceux qui seront concernés par votre changement d’adresse et de coordonnées.

À qui envoyer un avis de changement d’adresse :

  • Les clients et les partenaires ;
  • Toute organisation professionnelle à laquelle vous appartenez ;
  • Les services de papeterie ;
  • Les banques et les institutions financières ;
  • Toute entreprise de restauration ;
  • Compagnie d’eau en bouteille ;
  • Une compagnie de téléphone ;
  • Les sociétés de services pour photocopieurs ou imprimantes ;
  • Les compagnies d’assurance ;
  • Tout service comptable ;
  • Votre fournisseur de services Internet ;
  • Tout service supplémentaire auquel votre entreprise a recours.

Troisième étape – la préparation

Il est maintenant temps d’envisager la logistique du déménagement de tous vos équipements de bureau d’un espace à un autre.

  • Obtenez un plan détaillé de votre nouvel espace.
  • Mesurez le nouvel espace de bureau et planifiez la façon dont vous allez disposer les choses.
  • Dressez un inventaire du mobilier de bureau existant.
  • Consultez une entreprise de meubles pour tout nouveau mobilier dont vous pourriez avoir besoin.
  • Passez les commandes de nouveaux meubles et de papeterie si nécessaire.
  • Prévoyez des installations de stockage externes si nécessaire.
  • Attribuez des codes de couleur à chaque département. Établissez un plan d’étage détaillé et attribuez des autocollants de couleur à chaque section du service.
  • Attribuez un numéro à chaque employé et ajoutez le numéro correspondant à son bureau et à son équipement.
  • Définissez et nommez clairement les espaces communs sur votre nouveau plan d’étage.
  • Signer tous les documents officiels, permis et licences.
  • Réservez les places de parking et les ascenseurs pour le jour du déménagement.
  • Organisez les services de nettoyage de votre bureau actuel et des nouveaux locaux.
  • Finalisez les codes d’accès et la sécurité des nouveaux locaux.
  • Envoyez un plan détaillé de l’étage à vos déménageurs, ou organisez une réunion dans les nouveaux locaux si nécessaire.
  • Créez un plan détaillé du jour du déménagement que votre personnel devra suivre.
  • Rédigez une liste de numéros de téléphone d’urgence pour toutes les personnes impliquées dans le déménagement, ainsi que pour l’entretien des ascenseurs et la gestion du bâtiment.

De quoi votre équipe de planification doit-elle discuter à ce stade ?

  • Désigner un membre de chaque équipe pour superviser les responsabilités d’emballage de son département.
  • Décider des procédures et de la disposition des emballages.
  • Rédiger un plan d’accès au nouveau site, y compris des instructions sur le stationnement, les transports en commun, etc.
  • Préparer un “dossier de déménagement” pour chaque membre du personnel, comprenant le numéro du bureau qui lui a été attribué, un code de couleur et des informations sur le nouveau site.
  • Déterminer une manière standardisée d’étiqueter les ordinateurs portables, les écrans, les disques durs, les claviers, etc. et s’assurer que tout le personnel en est informé.
  • Veiller à ce que chacun emporte chez lui ses effets personnels et ses appareils.
  • Décider quels représentants restera sur le site actuel jusqu’à ce que le dernier camion de déménagement soit parti, et qui ira sur le nouveau site pour superviser.
  • Faire en sorte que chaque service vide et emballe ou scelle ses classeurs, etc.
  • S’assurer que les panneaux de signalisation à code couleur et les numéros de bureau sont clairement disposés et marqués dans le nouvel espace.

Veillez à ce que les clés, les codes d’accès ou les badges et les informations relatives à la sécurité soient tous disponibles.

Quatrième étape – Le déménagement

Une fois le jour du déménagement arrivé, vous devriez vous sentir bien préparé. Voici quelques conseils supplémentaires pour vous assurer que tout se passe bien le jour J.

  • Gardez l’impression de votre numéro d’urgence à portée de main.
  • Prévoyez un budget pour les rafraîchissements de l’équipe de déménagement et des représentants internes.
  • Si nécessaire, faites en sorte que la climatisation fonctionne pendant le déménagement.
  • Veillez à ce que tous les équipements techniques, ordinateurs, téléphones, etc. soient déménagés en premier.
  • Veillez à ce que des représentants soient disponibles pour s’assurer que tous les articles codés par couleur sont placés au bon endroit, et que tous les bureaux sont au bon endroit avec leurs boîtes numérotées.
  • Fixez une date pour que les lignes et systèmes téléphoniques soient opérationnels.

Cinquième étape – L’installation

Le grand déménagement est terminé ! Il est maintenant temps de mettre en place les derniers éléments, afin de pouvoir vous remettre au travail le plus rapidement possible.

  • Assurez-vous que toutes les zones sont clairement définies et délimitées pour que le personnel puisse les voir.
  • Installez tous les ordinateurs et les équipements techniques.
  • Installez les lignes et systèmes téléphoniques.
  • Mettez à jour le site Web de l’entreprise avec les nouvelles informations de contact.
  • Créez une nouvelle liste téléphonique.
  • Distribuer les nouvelles listes de téléphones et les emplacements des départements.
  • Effectuez une vérification détaillée des locaux, et signalez tout dommage à l’entreprise de déménagement si nécessaire.
  • Assurez-vous que votre assurance a été transférée.
  • Assurez-vous que tous les anciens baux ont été résiliés.
  • Confirmez que les dépôts ont été reçus des anciens locaux.
  • Récupérer tous les laissez-passer, cartes-clés et clés de l’ancien local et les faire renvoyer.
  • Remettre de nouveaux laissez-passer, cartes-clés et clés pour le nouveau bureau.
  • Vérifier toutes les factures et tous les paiements.
  • Organisez l’installation des nouveaux systèmes informatiques.
  • Publier un communiqué de presse sur votre changement d’adresse.
  • Mettez en place un comité de planification pour organiser une fête de bienvenue dans les bureaux.
  • Ajoutez une touche spéciale en laissant un “pack de bienvenue” sur le bureau de chaque employé, lors de votre déménagement de bureaux.

Félicitations, vous avez réussi !

Si vous avez réussi à déménager sans trop de stress, il est temps de faire une pause et de célébrer. Nous espérons que notre liste vous aidera à vous organiser.

By Damien

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